Zonder papier en geld

Organiseren is in toenemende mate makkelijker, sneller, leuker en goedkoper (en soms zelfs gratis) buiten organisaties. Of, anders gezegd: iets op poten zetten gaat vaak beter zonder papier en geld.

Ik heb het hier regelmatig over tijdens mijn lezingen en er zijn inmiddels vast mensen die denken: ‘daar heb je Martijn Aslander weer, met zijn zonder papier en zonder geld’, maar ik ben er ook echt van overtuigd dat er op dit vlak heel veel winst te behalen is.

Ik spreek dagelijks mensen uit het bedrijfsleven en de politiek en krijg vaak te horen hoe moeilijk het is om de boel in beweging te krijgen. Logisch, want het is binnen een organisatie helemaal niet eenvoudig om in beweging te komen!

Als je iets van de grond wilt krijgen heb je geld nodig is de heersende gedachte.

En om dat geld los te peuteren moet er eerst een businessplan geschreven worden, of een beleidsnotitie. Inclusief een begroting, om te weten hoeveel geld er nodig is en hoe het budget verdeeld moet worden, een marktonderzoek, een risicoanalyse en een kosten-batenverwachting.

Voor je het weet ben je zomaar een jaar verder!

Een jaar waarin er niets is bereikt en niets is geleerd. En dan is het nog maar te hopen dat het plan niet rechtstreeks de vuilnisbak in kan, omdat intussen de omgevingsfactoren en randvoorwaarden dusdanig veranderd zijn dat de hele noodzaak weg is.

Gewoon beginnen

Organisaties worden tegenwoordig links en rechts ingehaald door mensen buiten organisaties, die in 'zwermverband’ initiatieven ontplooien en zaken voor elkaar krijgen, doordat ze gewoon beginnen, met de middelen die voorhanden zijn.

Daar kom je tegenwoordig namelijk een heel eind mee; we leven in een wereld van overvloed (hoewel economen nog steeds denken vanuit schaarste), het is vaak simpelweg een kwestie van slim gebruik maken van dingen die er al zijn.

Een groot bijkomend voordeel van 'organiseren zonder papier’ is: als je dingen niet op papier zet, hoef je je er ook niet aan te houden! Dan kun je dus gewoon gaandeweg je plan aanpassen.

Of ermee stoppen, als dat op een bepaald moment het beste lijkt.

Fouten maken, dat mag ook. Van fouten maken leer je namelijk veel.

En wat ook mag, is toegeven dat je een fout hebt gemaakt. Natuurlijk, waarom niet? Er is namelijk geen man overboord. Integendeel: je kunt beter vroeg ontdekken dat het anders moet, dan in een later stadium.

Dit wordt een heel ander verhaal, als alles vastgelegd is op papier. Er is een hoop waardevolle energie en tijd gestoken in zo’n businessplan, dus daar stap je niet zomaar vanaf. 'We hebben het nou eenmaal zo bedacht, dus zo gaan we het doen.’

En als er dan gaandeweg blijkt dat er een fout is gemaakt, wordt dit meestal genegeerd, of ontkend. Stug doorgaan en het plan met hand en tand verdedigen, is het credo. Er is niemand die gaat toegeven dat het misschien niet helemaal klopt.

Even een klein zijsprongetje, maar hoe overzichtelijk zou de wereld zijn als mensen eens wat vaker zouden zeggen dat ze het niet weten! Dat zou zo verfrissend zijn!

Er is bijna niets zo pijnlijk als een politicus in een talkshow, die doet alsof hij iets weet, vervolgens door een vraag van de presentator door de mand valt en zich dan in allerlei bochten gaat wringen.

Toegeven dat je iets niet goed hebt gezien, of zeggen dat je iets nog niet weet, zou zeker binnen ambtelijke organisaties en in de politiek best een heel goed idee zijn.

De pretentie moet er af, dan kunnen we weer ademhalen.

Permanent Beta

In Silicon Valley hebben ze het inmiddels begrepen. Daar schieten de zogenaamde 'lean startups’ uit de grond, een term die voor het eerst werd gebezigd door Eric Ries. Zijn eerste onderneming faalde, terwijl hij nog wel zo’n mooi plan had, dat tot in de puntjes af was. Maar toen het product in kwestie op de markt kwam, bleek dat er niemand op zat te wachten!

Hmmm, dacht Ries, misschien hadden we beter aan het begin van het traject alvast gebruikers kennis kunnen laten maken met ons product, en hen feedback laten geven, dan hadden we geweten dat we niet op de goede weg zaten.

Je ziet tegenwoordig bij sommige software de kleine lettertjes staan: beta version. Dat betekent: nog in de ontwikkelfase.

Gmail bijvoorbeeld, was heel lang 'in beta’: het programma was nog niet af, nog niet stabiel, maar wel al functioneel. Google kon vervolgens leren van de manier waarop gebruikers met Gmail omgingen. En niemand mocht zeuren of klagen, want het was tenslotte gratis.

We moeten de gedachte loslaten dat dingen altijd af moeten. Natuurlijk, dingen afmaken is een deugd, maar van beginnen leer je veel meer. Technologische en sociale ontwikkelingen gaan zo snel momenteel, er is geen tijd meer voor de oude manier van werken, dan blijf je onherroepelijk achter de feiten aanlopen. We moeten wennen aan het idee dat dingen niet af zijn en misschien wel nooit af komen, maar doorlopend in ontwikkeling blijven.

Permanent Beta, een open source kennisplatform waarvan ik een van de initiatiefnemers ben, is gestoeld op deze gedachte. We organiseren bijeenkomsten op het snijvlak van kunst, technologie en wetenschap, waar pioniers ideeën uitwisselen en waar innovaties ontstaan en bijzondere projecten worden gerealiseerd.

Zonder geld en zonder papier, uiteraard.

Photo: Flickr /ToGa Wanderings