De Executive en zijn Workflow

Aflevering 1. Ilja Linnemeijer – Partner bij PwC

Misschien vraag je je weleens af hoe jouw manager of de CEO van een groot bedrijf zijn of haar werk organiseert en zoveel gedaan krijgt. Voor een antwoord op deze vraag introduceren we een nieuwe rubriek ‘De Executive en zijn workflow’. In dit nummer vertelt Ilja Linnemeijer hoe hij werkt en succesvol kan zijn.

Ilja is als audit partner bij PwC werkzaam in de technologie praktijk. Hij leidt de technologiesector binnen PwC Nederland en is projectleider Innovatie van de accountancytak van PwC Nederland.

Als partner bij een groot accountantskantoor heb je te maken met veel verschillende projecten op hetzelfde moment en ben je actief op veel speelvelden tegelijk. Goede mensen om je heen en een goede operationele ondersteuning zijn onmisbaar. Op de vraag hoe hij succesvol kan zijn geeft hij aan “Het is heel belangrijk om voor jezelf een goede methodiek en discipline te houden. Als jij zegt dat je iets gaat doen dan moet je het ook doen. Dat geldt niet alleen voor beloftes die je maakt naar anderen maar ook beloftes die je maakt naar jezelf. Om bij te blijven lees ik bijvoorbeeld elke ochtend de krant en elke avond lees ik mijn standaard rijtje websites om bij te blijven. Discipline om dit soort dingen te blijven doen is heel belangrijk want het is heel makkelijk om het niet te doen.”

Betrouwbaarheid

Eén van de dingen waardoor Ilja betrouwbaar kan werken is door het werken met een lege inbox Ilja: “Ik krijg soms verbaasde reacties van ‘zo jij reageert snel!’ en dan denk ik: als ik niet snel reageer dan verdwijnt het ergens onderin m’n mailbox en dan gebeurt er nooit meer wat mee. Dus ik heb er heel nadrukkelijk voor gekozen om bijvoorbeeld de 2-minuten regel toe te passen. Dus dingen die ik binnen twee minuten kan afhandelen doe ik meteen. Deze manier van werken vergt een bepaalde indeling van je dag, zeker met het beroep dat ik heb en met alle verschillende projecten die tegelijk lopen. Het is heel belangrijk om je agenda proactief te beheren zodat je ook voor jezelf tijd hebt overdag om dat soort dingen te doen.”

Vooruitkijken

Ilja leeft bij het credo ‘Anticipate the difficult by managing the easy’. Dat betekent dat hij dingen die voorspelbaar zijn van te voren inplant. Ilja: ”In onze business moet je bijvoorbeeld elke week je uren geboekt hebben. Dus als je gewoon zorgt dat je elke vrijdagmiddag een halfuurtje vrijhoudt om die uren te boeken of je doet het elke dag in 10 minuten, dan is dat geen ding. Dat geldt voor alle dingen die voorspelbaar zijn. Deze kun je meenemen in je workflow door voldoende vooruit te kijken.” Door deze werkwijze voorkomt hij stress op het laatste moment als blijkt dat er nog van alles moet gebeuren. Doordat hij kleine en makkelijke zaken onder controle heeft, ontstaat rust en ruimte. Als er dan iets tussendoor komt wat morgen af moet, kun je dat verwerken. Ilja: “Als je hoofd vol zit met allerlei korte termijn dingen die je eigenlijk vier weken geleden ook al wist, ga je overlopen.”

Prioriteiten stellen

De grootste uitdaging ziet hij op het gebied van het stellen van prioriteiten. “Het is belangrijk om nadrukkelijk voor jezelf te weten wat voor jou de belangrijkste dingen zijn om te doen op dat moment. Je wordt de hele dag bestookt met informatie, uitnodigingen, mensen die met je willen praten intern en extern et cetera. Naast het hebben van goede management ondersteuning die voor je filtert, moet je voor jezelf duidelijk prioriteiten stellen en ‘nee’ durven zeggen zonder dat je mensen pikeert of relaties schaadt.”

Workflow

Nadat hij een aantal jaren gewerkt had, kwam Ilja op een punt in zijn carrière dat hij zich ging verdiepen in concepten om productiever te werken en om te gaan met de voortdurende prikkels die er op hem af kwamen. Ilja: “Tegenwoordig ben je 24/7 bereikbaar via verschillende media zowel privé als zakelijk. Op een gegeven moment merkte ik dat dit een enorm beslag ging leggen op mijn ‘processing power’ doordat ik voortdurend bezig was nieuwe impulsen te verwerken. Doordat mijn hoofd vol zat, voelde ik me opgejaagd.” Hij verdiepte zich in de ideeën van Stephen Covey, Merlin Mann en David Allen om te proberen wat voor hem werkte. Ilja: “Ik vind Getting Things Done van David Allen ‘over-engineered’ en daar kan ik niet op dagelijkse basis mee werken.” Uiteindelijk vond hij een aantal jaar geleden een werkbare versie in het concept van de ‘Productiviteits Ninja’ zoals beschreven door Graham Allcott.

Kwaliteit

Het werken met deze concepten geeft Ilja een rustiger gevoel en helpt om beter werk te leveren. “Ik ben accountant en accountants staan de laatste tijd in de belangstelling. Het mag voor zich spreken dat kwaliteit het allerbelangrijkste is waar accountants op dit moment mee bezig zijn. En kwaliteit kun je als accountant alleen maar leveren op het moment dat je hoofd leeg is en als je de tijd hebt om het grotere plaatje te kunnen zien. Voor het leveren van kwaliteit moet je je hoofd gebruiken om na te denken en niet om te denken aan wat je allemaal nog moet doen. Vooral een lege inbox helpt mij om mijn hoofd leeg te houden en om ook daadwerkelijk te kunnen nadenken over dingen die ik zie, dingen die ik lees, wat er bij mijn klanten gebeurt et cetera.”

Gezondheid

Het doen van kenniswerk is mentale topsport en dat kost veel energie. Binnen PwC wordt veel aandacht besteedt aan de gezondheid en duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Onderwerpen als voeding en rustpatronen komen hierbij aan de orde. Ilja: “Als je constant in allerlei projecten met deadlines werkt is het belangrijk dat je je stressniveau beheersbaar houdt. Als je dat niet bewust doet, breek je je eigen lichaam af. Ik denk dat dat veel voorkomt in het beroep waarin ik zit. Mensen beuken door op adrenaline. Op de lange duur kan je lichaam dat niet aan. Het is heel leuk dat iemand volgende week heel hard kan werken, maar wij zien liever dat iemand over een hele periode kan doen wat hij of zij moet doen.”

Toekomst

De komende jaren gaat het werk van kenniswerkers veranderen en komt de lat hoger te liggen. Hierdoor moeten medewerkers op een hoger niveau analytisch en abstract gaan denken. Daarbij wordt het nog belangrijker om goed bij te blijven en alle informatie die op je afkomt goed te verwerken. Een goede workflow is niet langer een luxe, maar een kernvaardigheid. “We moeten met z’n allen ons hoofd gaan gebruiken waar het geschikt voor is. Om na te denken en niet als opslagmiddel van alles wat je nog moet doen en daar dan de hele nacht van wakker liggen. Daarnaast is de ‘sustainability van je eigen lijf’ cruciaal. Ik zeg vaak tegen mijn teams: “Misschien is het beter gewoon vroeg naar bed gaan en morgen een half uurtje eerder opstaan dan dat je nu nog 2.5 uur door gaat werken in de avond. Dat levert je niks op, je gaat alleen maar fouten maken.”

Foto: Jean Pierre Jans