De Projectenlijst: hoe simpeler hoe beter
De lezers van Productive Magazine zijn vast bekend met Getting Things Done oftewel GTD. Voor de zekerheid: het is de productiviteitsmethode die je concreet helpt dat wat je doet met aandacht te doen en alles wat je daarvan afleidt te parkeren op een plek die je vertrouwt. Getting Things Done is gebaseerd op het gelijknamige boek van David Allen. Een belangrijk onderdeel van GTD is het bijhouden van een Projectenlijst.
Wat is de Projectenlijst?
Het woord project gebruik je normaal waarschijnlijk voor grotere klussen die je met een aantal mensen voor een bepaalde periode doet om een bepaald resultaat te halen. Vaak horen bij projecten projectplannen, budgetten, tijdpaden et cetera. In GTD noemen we alles aan Gewenste Uitkomsten een project waar meer dan één actie voor nodig is. Een begroting opstellen of een doorwrocht artikel maken wordt daarmee een project. Maar ook als je voor de hockeyclub waar je actief bent, als scheidsrechter wilt gaan functioneren dan is dat een project.
Projecten zijn vooral die commitments die langere tijd lopen en waar je soms veel en dan weer een poos niet veel aan doet. Om daar toch grip op te houden, is het noteren van deze commitments op een Projectenlijst een waardevolle aanvulling.
Mocht de lijst te lang worden om nog hanteerbaar te zijn, dan kun je de projecten groeperen van de verschillende rollen en verantwoordelijkheidsgebieden die je hebt. Bijvoorbeeld voor je rol als eigenaar van een organisatie heb je rollen als coach van je team als innovator etcetera.
Over de randen van de week heenkijken
De grote meerwaarde van de Projectenlijst is dat het een inventarisatie van alle commitments is die je hebt die over een langere periode lopen, weken of maanden. Daarmee kun je op momenten dat je behoefte hebt te zien waar je zoal mee bezig bent die lijst erbij pakken. Tijdens momenten van reflectie stel je jezelf vragen zoals je hierna ziet.
Welke projecten lopen (zijn op cruise control)? Vaak weet je als je de Projectenlijst doorloopt intuïtief wel wat loopt en wat niet. Het zien van de projectnaam roept meestal voldoende beeld op. En anders blader je door je agenda, e-mail of Evernote notitieboek voor dat project om de stand van zaken te bekijken.
Welke projecten wil je meer vaart en aandacht geven? Welke acties horen daarbij? Een afspraak vervroegen, een team bij elkaar roepen, delegeren of er een dagdeel voor blokkeren om er aan te werken? Een coach inhuren, zodat je er tijd vrij voor moet maken?
Welke projecten wil je minder aandacht geven? Hoe krijg je dat voor elkaar? Kun je afspraken naar achteren zetten of heronderhandelen over deadlines? Kun je meer uit handen geven of zorgen dat je de tijd die je eraan besteedt strakker afbakent? Misschien er pas mee bezig gaan op een dag als andere projecten aandacht hebben gehad?
Binnen welke rollen heb je teveel dan wel te weinig projecten? Welke plannen of dromen wil je activeren door er een project van te maken? Kun je bij die dromen één deel-stap bedenken en daarbij een concrete Eerstvolgende Actie?
Naast momenten van reflectie is een Projectenlijst ook handig als je heel veel acties kúnt doen en moeilijk kunt kiezen wat nu de meeste waarde toevoegt. Als er veel acties op je actielijst staan die eigenlijk allemaal waarde hebben, dan is het nuttig van je Projectenlijst dat project te kiezen waarmee je de meeste waarde toevoegt. Kies dan daar de bijbehorende actie(s) bij en ga aan de slag. Het duurt wat langer voor je aan de slag gaat maar de korte check op je Projectenlijst helpt je wel je keuze bewuster te maken.
Waar houd je je Projectenlijst bij?
Hoe eenvoudiger de Projectenlijst is, hoe groter de kans is dat je deze veel gaat gebruiken. Als je ergens in een complex SAP-systeem met een bepaalde query jouw projecten (of erger nog de projectnummers) ziet, dan is dat vast niet de soort lijst die je helpt bij plannen en reflecteren. Ben jij een Excel-tovenaar dan is een simpele Excel-lijst met al je projecten onder elkaar, eventueel per rollen en verantwoordelijkheidsgebieden gescheiden, genoeg om mee te koersen. Een lijst op je whiteboard kan maar net zo goed een pagina uit je Moleskine of een apart notitieboek in Evernote waarbij elk project een notitie is.
Het kan verleidelijk zijn je projectmateriaal bij je Projectenlijst te hebben maar dat hoeft niet. Sterker nog, de Projectenlijst werkt het beste als simpele lijst zonder planningen, doelen, koppelingen aan acties, bestanden en e-mails van dat project. De kans bestaat dan dat je uit je reflectie- of planningsperspectief “valt” en inhoudelijk je hersenen gaat kraken over het project.
Kortom, hoe simpeler hoe beter. Door elders je projectdocumentatie te stallen, bijvoorbeeld binnen Evernote of Omnifocus, splits je de momenten van reflectie en planning en de momenten waar je wat gaat doen. Voor velen zal een mindmap een mooie plek zijn om de Projectenlijst te maken. De hoofdtakken kunnen dan de rollen en verantwoordelijkheidsgebieden zijn met eventueel subrollen.
Ik gebruik met veel plezier Omnifocus en heb daar mappen voor rollen en verantwoordelijkheidsgebieden en daarbinnen projecten met soms subprojecten en daar dan weer binnen de diverse acties met contexten. De Projectenlijst is een aparte map met alle Gewenste Uitkomsten van de lopende projecten. Liever dan in Omnifocus door projecten te scrollen met alle info direct erbij kijk ik naar een opsomming in een aparte weergave.
Kortom, één simpele lijst kan je helpen om periodiek te controleren of je je tijd en aandacht nuttig verdeelt. Houd het simpel en je zult er veel lol van beleven.
Foto: Flickr / inpivic
