Deze 5 eenvoudige principes maken je baas over je tijd en je todo lijst

Reactieve mode

Je hebt een todo lijst en een planning gemaakt. Het is nog niet eens maandagmiddag en je twijfelt nu al of er wel iets van je todo lijst geschrapt zal worden deze week.

Je hebt al een pak zaken die je kan bijschrijven op je lijst, maar nog niets doorstreept. Het dringende is voor de zoveelste keer het belangrijke aan het wegduwen. Je bent opnieuw in een reactieve mode geraakt.

Pas wanneer het belangrijke ook dringend wordt, zal je het noodgedwongen doen. Dat voelt niet aan als vrijheid.

Mix

Stel je eens voor dat je een constructieve mix hebt tussen proactief en reactief werk. Dat je een deel van je week hebt om het belangrijke te doen (zonder dat het dringend hoeft te worden) en dat een deel van je week (liefst zo klein mogelijk) gespendeerd wordt aan het behandelen van het laatste en het luidste.

Reactieve mode

De methodiek die we gebruiken om onze week te plannen en om dit plan gedurende de week a-jour te houden is niet afgestemd op ons brein. We werken tegen ons brein in, in plaats van met ons brein mee. We plannen onze week op een manier die niet bestand is tegen de realiteit. Daarbovenop tuimelen we onmiddellijk bij de start van de week in een reactieve mode. We starten onze week in onze inbox en beginnen te reageren op de e-mails die in het weekend zijn binnengekomen. Waarom zouden we nog plannen?

Design en default

Reactief en proactief, dringend en belangrijk je moet het allemaal managen. De methodiek die je gebruikte heeft een upgrade nodig. Een volgende versie van je operating system.

Tijd is zoals geld. Als je meer uitgeeft dan je ontvangt, kom je in de problemen. Tuurlijk kan je extra geld lenen. En er is meer dan genoeg geld. Er wordt zelfs aan de lopende band gedrukt.

Elke week krijg je echter slechts 168 uren. Dat zijn 672 kwartieren in een gehele week. En dat is het. Smeken, dreigen,… geen uur meer. (Ja, er is één week per jaar die 169 uren heeft)

Dave Ramsay een geldcoach heeft de uitspraak: Spend your money on paper, before you spend it.

Met je tijd is dat nog belangrijker. Wil je niet langer dat het dringende steeds het belangrijke wegduwt? Dan kan je niet anders dan je 168 uur elke week plannen. En niet in je hoofd. Op papier, whiteboard, digitaal of desnoods op je arm. Maakt niks uit, zolang het maar niet in je hoofd is.

Er vijf principes die je toelaten om meester te worden van je tijd.

1. Plan elke vijftien minuten die je de komende week wilt werken.

Kijk naar je agenda en bepaal je capaciteit. Wat staat al in je agenda? Meetings, telefonische afspraken, acties die op een bepaalde dag moeten. Dat is geen capaciteit meer.

Je hebt ook ruimte en dus tijd nodig om een deel van de verrassingen die op je bord landen te behandelen. Je plant ad hoc op papier. Ikzelf voorzie gemiddeld twintig kwartieren elke week om dringende ad hoc op te pakken. Mijn wereld is niet gebeiteld in steen en ik heb ruimte nodig om mijn planning aan te passen.

Voorzie ook ruimte om nieuwe input (wat ad hoc is) toe te voegen aan je lijsten. In de tijd waarin je lijsten (je weet wel de vijf lijsten) maakt bepaal je of de ad hoc belangrijk genoeg is om deze week nog op je actielijst te geraken. Elke week voorzie ik tien kwartieren om mijn lijsten aan te vullen.

Het plannen van de vijftien minuten gebeurt dagelijks = toevoegen van nieuwe items aan de lijsten en ook 1 keer wekelijks, het plannen van je ideale week.

2. Doe elke dag minstens één actie die je in de toekomst T.E.A.M zal opbrengen.

T.E.A.M staat voor Tijd, Energie, Aandacht en Money.

Elke actie die we doen in de fysieke wereld heeft deze vier elementen nodig:

• Tijd
• Energie (Fysieke)
• Aandacht (Mentale energie)
• Money

Zelf –management is T.E.A.M. management en team management is zelfmanagement.

Wanneer je voor dezelfde actie minder aandacht kan geven, zal de actie langer duren. De vier elementen zijn communicerende vaten.

De echte kunst is minder te doen en meer succes te hebben. Niet alleen lijstjes afstrepen, maar de juiste lijstjes afstrepen.

Wat is dat ene ding dat je vandaag gaat doen, dat je volgende week en alle daarop volgende weken tijd, energie, aandacht en/of geld gaan opbrengen.

Systemen installeren, zaken niet meer doen, automatiseren.

Je moet niet alleen productief zijn, je moet af en toe ook aan je productiviteit werken.

3. Projecten en taken op je Masterlijst hebben veel acties nodig.

Breek die projecten op in beheersbare stukken. Zorg dat je capaciteit hebt om die acties te doen voordat de deadline je verplicht om ze te doen. Wanneer de deadline je verplicht om te doen wat moet, klinkt dat niet als vrijheid.

Doe die acties en voorzie tijd om die acties te doen.

4. Pas aan indien nodig

Je ideale week en de realiteit zullen niet altijd gelijk zijn. Dat is niet erg. Geen enkel oorlogsplan overleeft het contact met de vijand.

Alleen het plan volgen leidt tot falen. Het niet plannen leidt ook tot falen.

Het verschil tussen je ideale week en de realiteit helpt je om volgende week beter te plannen.

5. Doe dit elke week

De grootste hefboom is elke week een plan hebben om je ideale week te bekomen.

Deze vijf principes helpen je om een dam op te werpen tegen het reactieve werk. Maak de mix tussen het reactieve dringende werk en het belangrijke proactieve werk zodat je meester wordt van je todo lijst.

Actie: Welke acties zal je deze week doen om volgende week meer T.E.A.M. te hebben?

Foto: Flickr / uditha wickramanayaka