Interview met Graham Allcott en Fokke Kooistra

Fokke Kooistra: Ik ben hier met Graham Allcott, de schrijver van “How to be a productivity Ninja” voor het tweede deel van Productive Magazine in Nederland. Hallo Graham.

Graham Allcott: Hallo, hoe gaat het met je?

Fokke Kooistra: Met mij gaat het goed, dankjewel. Het is goed om met je te spreken over je nieuwe boek ‘Knowledge Ninja’. Kun je ons misschien iets meer vertellen over hoe het boek tot stand is gekomen?

Graham Allcott: Ja, het maakt nu zijn weg in de wereld en vorige week werd het in het Engeland gelanceerd. De mensen die ‘Productivity Ninja’ hadden gelezen vroegen mij om het boek te schrijven. Een heleboel mensen die ‘Productivity Ninja’ hebben gelezen hebben tieners en ze zeggen tegen me: “We hebben deelgenomen aan Think Productive workshops, we hebben ‘Productivity Ninja’ gelezen maar hoe krijg ik mijn kinderen zover om dit te doen?”

Het was ook het boek dat ik echt nodig had toen ik nog op school zat. Ik was niet een gedisciplineerd studerend persoon. Ik ontdekte dat er best wel veel boeken waren over aspecten van studievaardigheden, zoals schrijven, herinneren of hoe dingen te herzien, dat soort dingen. Maar nogmaals, wat ik ook vind bij boeken over productiviteit, ze zijn allemaal geschreven vanuit het oogpunt ‘hoe word je perfect’. Het is belangrijker om productiviteit aan te pakken vanuit een meer menselijk en realistisch perspectief en daarom is ‘Knowledge Ninja’ geschreven. Dat is het doel van het boek.

Fokke Kooistra: Wat mij echt raakte toen ik het boek las, net zoals bij ‘Productivity Ninja’, het gaat er niet om, om perfect te zijn en dat is heel erg belangrijk voor jou, toch?

Graham Allcott: Ja en ander productiviteitsmateriaal dat aanwezig is in de wereld wordt heel erg gepredikt vanuit een goeroe perspectief, ‘Ik ben perfect en als je meer zoals ik ben dan zullen dingen geweldig zijn’. En ik denk dat dat best vervreemdend kan werken. Iets wat me echt geraakt heeft met ‘Productivity Ninja’, als ik denk aan de feedback die ik heb gekregen en de e-mails die ik ontvang etc., dan is er dit hele denkbeeld van laten we nou eens gewoon beginnen met het feit dat we allemaal fouten maken en dat is gewoon ok. En met dit boek denk ik dat het vooral van belang is voor studenten in deze tijd waarbij je denkt aan aandachtsproblemen nu in vergelijking met degene die ik had 15 jaar geleden. Maar als je denkt aan de uitdagingen, 24 uur nieuws, 24 uur notificaties, e-mail en dat soort dingen, dan denk ik dat we nu pas realiseren dat het mensen meer en meer tot falen brengt. Ik denk dat veel van deze technologie nieuw is, relatief gesproken, dat we nog steeds niet begrepen hebben hoe we moeten interfacen tussen de technologie en onze aandacht. En ik denk dat we binnen 20 jaar deze problemen niet zullen hebben omdat we technologie zullen hebben uitgewerkt die het makkelijker maakt voor ons. Maar op dit moment is de potentiële afleiding gewoon zo groot dat ik vond dat het een belangrijk punt was om over te brengen aan mensen.

Fokke Kooistra: Eén ding dat we in gedachten moeten houden is dat de meeste mensen die ik hoor spreken over productiviteit kenniswerkers zijn. En één van de aspecten van een kenniswerker is om informatie samen te vatten en om nieuwe informatie te verkrijgen. Er zijn twee nieuwe eigenschappen van een Ninja in het boek bijgekomen, kun je daar misschien iets meer over vertellen en hoe ze van toepassing zouden kunnen zijn voor een druk werkend persoon ergens in de wereld?

Graham Allcott: Ja, natuurlijk. De eerste is ‘Ninja Balance’. Ik wilde graag schrijven, voornamelijk voor studenten maar dit is ook weer waar de kruising is binnen productiviteit, een deel van het idee van de boeken die streven naar perfectie is dat er geen leven bestaat buiten je werk of je studie. Daarom is er veel in dit boek te vinden over hoe je beslissingen kunt maken en ook dingen zoals het belang van het onderhouden van relaties en om je sociale leven te onderhouden, rust en ontspanning naast je werk. Er is een klein concept binnen het boek genaamd ‘Fun Points’. Het idee erachter is dat wanneer je een uur georganiseerd studeert, je een halve ‘Fun Point’ krijgt en elke ‘Fun Point’ komt overeen met één uur ontspanning. Je kunt bijvoorbeeld een uur lang House of Cards kijken via Netflix en dat is dan één ‘Fun Point’. Of je kunt met iemand koffie gaan drinken, dus dat is waarschijnlijk 1.5 uur dus dat is anderhalve ‘Fun Point’ etc. Het idee erachter is dat als je een maand hebt waarbinnen je een dissertatie moet inleveren waar je vele uren mee bezig bent, dan ben je op hetzelfde moment ook ‘Fun Points’ aan het opsparen. En aan het einde van de maand mag je ze gebruiken. Zelfs als de verplichting van ontspanning en rust niet gebeurd op een dagelijkse of wekelijkse basis dan weet je in ieder geval dat je een week vrij neemt op een later tijdstip. Het is niet alsof je die tijd verloren hebt of je sociale leven verlaten hebt. Dit kleine middel helpt om mensen te laten nadenken over grenzen tussen werk en leven op een aantal verschillende manieren.

Fokke Kooistra: Ik kan een heleboel praktische applicaties zien om het ook binnen je werk te gebruiken.

Graham Allcott: Absoluut. En de andere is ‘Ninja Focus’. Dat is natuurlijk op vele manieren een soortgelijk idee als ‘stealth en camouflage’, niet meer op de radar zichtbaar zijn, waar ik ook over gesproken heb in ‘Productivity Ninja’. Niet meer verbonden zijn met het internet etc. Ik denk dat er ook iets gezegd kan worden over ruimte vrijmaken op een praktisch niveau en om te zeggen: ‘Oké, ik ga nu ‘Ninja Focus’ toepassen’. Zelfs als je nog gewoon gefocust bent valt er iets te zeggen over het gebruik maken van proactieve aandacht, waar we nu over praten, voor die belangrijke 2,3 uur om echt te focussen. Die belangrijke focus uren verspillen we vaak binnen een dag. We zitten in vergaderingen of op het internet enz. We moeten gedisciplineerd zijn om te zeggen: ‘Oké ik moet die ‘Ninja Focus’ toepassen, voornamelijk voor die 2,3 uur elke dag’.

Fokke Kooistra: Hoe pas je ‘Ninja Balance’ en ‘Ninja Focus’ toe in je eigen werkleven? Wat is je beste truc daarvoor?

Graham Allcott: Laat ik balans als eerste nemen. Balans is waarschijnlijk hetgene waarvan mijn vrouw zou zeggen dat ik daar al voor vele jaren het meest mee worstel. Ik denk dat ze ook zou zeggen, als je het haar nu zou vragen, dat ik er veel beter in word. Think Productive heeft een cultuur met een werkweek van 4 dagen. Voor mijzelf is maandag een dag voor mij en mijn zoon en al mijn werk is dan samengeperst van dinsdag tot en met vrijdag. Het zijn best wel lange dagen maar dat is voor mij echt geweldig, ik voel me geaard als je het zo zou willen noemen. Ik kan mijn zoon niet verwaarlozen op een maandag dus dat kan echt niet overwaaien tot de vijfde dag. Dat houdt me echt geestelijk gezond en gefocust etc. Iets anders wat er valt te zeggen over balans, waar we ook over spreken in het boek en wat ik voornamelijk in de laatste paar jaar heb geleerd, is dat er altijd een deel van je leven niet in balans is en dat is oké. Je komt dus eigenlijk weer terug bij de antiperfectie waar ik steeds over doorga. Balans kan ongezond zijn, als iets waar je naar streeft, als je jezelf erdoor naar beneden laat halen, zelfs als maar iets heel kleins niet in balans is. Als je ook maar een vriend hebt waar je de sms berichten van hebt verwaarloosd of zoiets dan voel je je daar schuldig over. Je moet het in zijn geheel nemen, ben ik in het algemeen in balans? Dat is de vraag die je jezelf moet stellen, niet of alles perfect is. Dat is wat ik geleerd heb over balans gedurende de jaren. Een groot iets voor mij voor wat betreft focus is dat ik mijn dagen in tweeën splits. Het eerste deel van de dag werk ik normaal gesproken thuis. Dat is de tijd waarbinnen ik creëer, dus ik schrijf, ik neem video’s op etc. Ik doe de dingen die de focus vragen en die de proactieve aandacht vereisen en voor mij is dat nu meer in de ochtenden. In de middag is het tijd om samen te werken. In de middag ben bezig om anderen te helpen hun werk te doen, dus het beantwoorden van e-mails, op vergaderingen zijn, bellen met mensen en vragen beantwoorden en dat soort dingen. Het helpt me om een onderscheid te maken tussen die dingen en om gefocust te blijven in de ochtend.

Fokke Kooistra: Oké, dankjewel. Iets anders in het boek dat me echt bijbleef was het hele concept van een ‘DDD’. Wat is een DDD?

Graham Allcott: Je hebt gehoord van ADD en ADHD enz. en dit is DDD. Het is een soort van zelfgemaakte term, in plaats dat het van doctoren of wetenschappers komt is het mijn eigen concept. DDD betekent: ‘Distant Deadline Deficiency’. Als je denkt aan het hebben van een deadline die een week in de toekomst is, of een aantal weken, dan weet je dat je er een heleboel werk aan hebt. Maar als je even een stap terugneemt en denkt aan de realiteit dan zie je dat je er eigenlijk niet aan werkt maar je voelt je wel heel erg gespannen. Mijn ding is dat je beseft dat je soms vastzit in het midden van een taak of project met schuldgevoel’. Als je je gewoon schuldig voelt over iets, als je jezelf uit die staat kunt halen en uit die situatie, wees dan aardig tegen jezelf en zeg: ‘Eigenlijk denk ik dat ik dit aankan, ik kan dit doen in 2-4 dagen, het kost me niet 2 weken’. Ik rust nu uit. Daarna zal ik frisser zijn, wakkerder en gereed om deze taak te tackelen. Door dat op een regelmatige basis te doen heeft me dat echt daarmee geholpen.

Fokke Kooistra: Het goede ervan is, denk ik, dat veel mensen er moeite mee hebben maar zodra je erover leest en je bent je er bewust van dan kun je ertegen vechten en er iets mee doen.

Graham Allcott: Een ander punt is dat ik dacht dat ik de enige was die dit deed. Ik had de focusgroepen voor het boek en ik gaf de eerste proefversie aan mensen zodat ze me feedback konden geven en iedereen ging van: “Ja, dat DDD ding!”. Ik was zo opgelucht, dat was een mooie geruststelling.

Fokke Kooistra: De eerste keer dat je erover schrijft denk je dit ben ik alleen maar.

Graham Allcott: Ja, inderdaad. Ik dacht dat ik de enige was en waarschijnlijk een aantal studenten. En dan blijkt dat het om iedereen gaat.

Fokke Kooistra: Ik denk dat dit ook voor je werk geldt. Ik bedoel dat dit de manier is waarop de meeste organisaties worden gedreven omdat mensen vastzitten. Graham, hartstikke bedankt dat je de tijd nam om te praten over je boek en je werk. Ik hoop dat de mensen die naar dit interview kijken en het artikel lezen echt van deze informatie zullen profiteren. Nogmaals bedankt.

Graham Allcott: Ik hoop het ook. Jij ook bedankt, Fokke.

Kijk naar het interview met Graham: