Een opmerking plaatsen of geen opmerking plaatsen – dat is de vraag

Ik geloof dat iedereen weet dat er opmerkingen bij taken geplaatst kunnen worden binnen Nozbe. Het lijkt er echter op dat niet iedereen daar het nut van inziet. Daarom komt deze vraag naar voren – een opmerking plaatsen of geen opmerking plaatsen?

Het gaat allemaal om de opmerkingen

De meesten van ons zijn ons bewust van de definitie en het basisgebruik van opmerkingen zoals gevonden kan worden als instructies op de Nozbe Help Page. De hoofdfunctie is om communicatie te faciliteren betreffende zaken die relevant zijn voor een gegeven taak binnen een team.

En dat is geweldig. Zodra je team het echt gaat gebruiken, kan deze functie het e-mailen bijna helemaal overnemen en dat scheelt een heleboel tijd.

Bijlagen die toegevoegd kunnen worden aan opmerkingen zijn een geweldige manier om je werk te versnellen en om relevante referentie materialen op te slaan zodat alles duidelijk wordt.

Je kunt ook taken e-mailen naar Nozbe met opmerkingen of je kunt opmerkingen via e-mail toevoegen op een later tijdstip.

Dat is allemaal geweldig, zou je kunnen zeggen, maar wat is dan het doel van dit artikel? Nou… hier gaat het om.

Alternatief gebruik van opmerkingen - notities

Eén van de meest overduidelijke secundaire gebruiken zijn simpele notities. Als je het project met niemand deelt, of zelfs als je het wel deelt, dan wil je misschien dingen toevoegen aan je eigen taken. In dat geval worden ze je notities.

Track records

Recentelijk heb ik meer creatieve manieren gezien om opmerkingen te gebruiken. Een voorbeeld hiervan is om opmerkingen te gebruiken als een track record voor taken. Sommige gebruikers vinden het noodzakelijk om hun taken te volgen en om te zien wat ermee gebeurt te allen tijde.

Ook al is het op een bepaalde manier een duplicatie van de eigenschap ‘project activity’, vind ik het toch erg interessant. Een opmerking, naast het feit dat het een opmerking is of een notitie, wordt ook een plaats om dingen te markeren zoals ‘overgedragen aan John’, ‘verplaatst van project:x’, ‘verstuurd naar een klant op 12/09/’ etc.

Herinneringen

Gebruikers die geen projecten met iemand delen hebben zelfs een nog creatievere manier gevonden voor opmerkingen. Namelijk, stel je voor dat ik een groot project heb dat ik niet wil delen maar ik heb taken binnen dat project die door iemand anders gedaan moeten worden.

Het is duidelijk dat ik niet gewoonweg die taken kan delegeren sinds het mijn privé project is en dat wil ik zo houden. Daarom plaats ik een opmerking – ‘Tom’s taak’- ik informeer Tom op een andere, wederzijds afgesproken wijze dat hij het moet doen zodat ik verder kan met de rest van het project. Zodra hij klaar is laat hij me het weten en dan markeer ik de taak als gedaan, waarbij wordt aangetoond dat het door Tom is gedaan.

Laten we zeggen dat we dezelfde situatie hebben als hierboven, met de uitzondering dat ik dit bepaalde project niet wil delen maar ik heb een ander project dat ik deel met Tom… wat kan er gedaan worden?

Het is simpel. Maak een opmerking – ‘taak van project X’ – verplaats het dan naar het project dat we wel delen, delegeer het naar Tom, zodra hij klaar is verplaats het dan terug naar het originele privé project.

Dus? Een opmerking plaatsen of geen opmerking plaatsen?

Ik zou zeggen plaats opmerkingen, laat je niet beperken in het gebruik van de opmerkingen bij taken. Het is zoveel meer. De voorbeelden die hierboven gegeven zijn, zijn alleen maar voorbeelden… het is aan jou om de tips creatief te gebruiken op een manier die jouw team als geschikt ziet.

Opmerkingen kunnen je wederzijdse communicatie effectiever maken en je gedurende het proces veel tijd besparen. Wees niet bang voor ze – ze zijn je vriend.