Slimmer Werken: Waarom al die e-mail mappen in Outlook je tijd verspillen!

Tijd is zo’n beetje het enige in ons leven wat echt schaars is. Bovendien kun je het niet vernieuwen als je het eenmaal gebruikt hebt. Op is op! Een goede reden om daar dus zuinig mee om te gaan!

Je kunt veel tijd besparen door zo min mogelijk tijd te besteden aan het organiseren van je e-mail.

Veel mensen bergen hun e-mails op in eindeloze rijen e-mail mappen gesorteerd op klanten, leveranciers, projecten etc. Herken je dat? Onderzoek wijst uit dat mensen die hun e-mail niet in mappen opbergen minder tijd spenderen aan het opzoeken van e-mails.

Een onderzoek door IBM (345 gebruikers met in totaal 85.000 zoekacties) wijst uit dat je de computer beter zelf kan laten zoeken op een trefwoord, dan dat je zelf aan de slag gaat met scrollen door je mappen tot je de mail gevonden hebt. Je kunt een kopie van het onderzoek downloaden door op deze link te klikken.

De belangrijkste uitkomst is dat het zoeken van een mail in je e-mail mappen gemiddeld 58 seconden duurt, terwijl het vinden van de mail met de zoekfunctie maar zo’n 18 seconden kost. Vermenigvuldig dat verschil van 40 seconden maar eens met het aantal zoekacties die je elke dag doet.

Waar je ook rekening mee moet houden is dat je ooit die mails netjes hebt moeten sorteren in al die mapjes. Je kunt dus net zo goed al je mail bewaren in 1 archiefmap. Je zou eens moeten uitrekenen hoeveel tijd dat scheelt!

Tip: Pak al die e-mail mappen en berg ze in 1 keer allemaal op in je archief. Je zult je mailbox niet meer herkennen! Gebruik voortaan de zoekfunctie van je e-mailprogramma (Outlook, Gmail, Hotmail, Thunderbird, etc.) om je mails op te zoeken! Je zult zien dat je mail je veel minder tijd kost. En die tijd is schaars weet je nog?

Welke mappen heb je wel nodig?

Archief

Allereerst moet je je e-mail kunnen archiveren. Ik stel voor dat je hiervoor twee e-mail mappen aanmaakt. Eén voor je echte archief en één voor je korte archief. Het echte archief is het archief waar al je e-mail uiteindelijk in verdwijnt. Dit is de Archief map die meestal al in je e-mailprogramma ”ingebakken” zit.

Het korte archief gebruik je voor de e-mail van de laatste 3 of 6 maanden. Sommige mensen vinden het nu eenmaal handiger om die mail overzichtelijk en bij elkaar te houden. Strikt genomen hebben de moderne mailprogramma’s zo'n apart kort archief niet meer nodig, omdat de zoekfunctie zo snel is geworden dat ze simpel uit duizenden e-mailberichten het e-mailtje wat jij zoekt er zo uit kunnen halen. Als je niet zo heel veel e-mail krijgt, dan is het misschien handiger om het korte archief achterwege te laten.

Noem de twee mappen “@Archief” en “@Kort Archief”. Je bent natuurlijk vrij om je eigen namen te kiezen en de e-mail mappen onder te brengen op een plek naar keuze binnen de mappen hiërarchie in je mailprogramma. Ik vind het handig om deze mappen in Outlook onder Postvak IN te hangen. In Gmail maakt dat weinig uit want e-mail mappen zijn daar “Labels” en die worden door Gmail zelf op de juiste volgorde geplaatst.

Nou vraag je je misschien nog af waarom de namen van die mappen voorafgegaan worden door een “@”-teken (een zgn. apenstaartje). De meeste mailprogramma’s sorteren de mappen op het computeralfabet. In dat alfabet komt de “@” voor de cijfers en de letters. De mappen met een “@” voor de naam komen dus boven in de lijst te staan.

Je bent vrij in het kiezen van de namen van de mappen. Ook als je er voor kiest om geen “@” (apenstaartje) te gebruiken. Voor het gemak worden in dit artikel alle mappen steeds aangeduid met de hierboven aangegeven benamingen en voorafgegaan door een ”@”.

Filtermappen

Filtermappen zijn mappen waar jouw mailprogramma e-mail naar toe verplaatst zodra deze in je Postvak IN binnenkomen. Dat doe je door zelf aan te geven welke e-mails je waar naar toe wilt verplaatsen.

Als je filters (Outlook: Regels) in je mailprogramma gaat installeren, heb je ook een aantal e-mail mappen nodig. Ook hier ben je natuurlijk vrij om je eigen namen te kiezen. Ook kun je verfijning aanbrengen. Als je professionele nieuwsbrieven leest, dan wil je die misschien apart bewaren van de reclame. In dat geval maak je een mapje @Nieuwsbrieven en @Reclame.

Maak in elk geval de volgende mappen aan:

• @Actie: Dit is de map waar alle mailtjes ingaan waar je meteen wat mee moet doen

• @Eerstvolgende Actie: Dit is de map waar alle mailtjes in gaan waar je wat mee moet doen maar niet meteen

• @Wacht Op: In deze map gaan alle mailtjes waar je op antwoord wacht of die je aan anderen gedelegeerd hebt.

• @CC Mails: In deze map gaan alle e-mails waar je als CC vermeldt staat maar niet als verstuurd Aan.

• @Zwarte Lijst: Hier gaat alle e-mail naar toe van mensen waarvan je de mail wel wilt bewaren, maar niet wilt zien.

• @Nieuwsbrieven: Hier verplaats je alle nieuwsbrieven en reclame naar toe die via de mail binnenkomen.

• @Rekeningen: In deze map plaats je alle rekeningen die binnenkomen waar je nog wat mee moet doen. Rekeningen die via automatische incasso betaald worden, kun je beter meteen naar het archief filteren.

• @Social Media: het nieuwe thuis voor alle berichten van Twitter, Facebook, LinkedIn, Hyves (gebruikt iemand dat nog?), etc.

Je bent natuurlijk volledig vrij om hier zelf andere namen voor je e-mail mappen te kiezen. Je kunt @Social Media bijvoorbeeld nog opsplitsen in @Twitter, @Facebook, @LinkedIn, etc. Let wel op dat je het niet te gek maakt. Als je je binnenkomende mail in tientallen mapjes wegfiltert, dan ben je weer veel tijd kwijt met het bekijken van al die mapjes. Bedenk dat het belangrijkste van het filteren is, dat je de mail waar je niet meteen aandacht aan wilt of moet geven niet meer in je Postvak IN terecht komt!

Met bovenstaande tips krijg je in je Postvak IN alleen nog maar de e-mails te zien die werkelijk belangrijk zijn. Wanneer je ze goed toepast zul je merken dat je veel minder tijd kwijt bent aan je e-mail en dat je e-mail veel sneller kan opzoeken.

Foto: Flickr/Marino González