9 lifehacks om alles uit je werkdag te kunnen halen

Voel je je overweldigd? Iedereen heeft soms het gevoel dat er te veel werk is dat zeker niet binnen 8 uur gedaan kan worden. De oplossing hiervoor kan het adopteren van betere gewoontes zijn. Deze negen veranderingen zullen je helpen om je productiviteit te maximaliseren.

1. Plan voorzichtig jouw activiteiten en volg ze

Plan je hele dag – per activiteit (tot in detail) in een bepaalde app zoals Nozbe waar jij en je hele team gelijk een overzicht hebben van alle taken. Als je niet alleen maar een ‘todo lijst’ maar ook een ‘niet to-do lijst’ definieert, zal het je helpen om van taken af te komen die voor stress en schade zorgen en die niet erg rendabel zijn. Meet voor de volgende maand al je activiteiten om te zien waar jouw tijd en geld aan verspild raken. Probeer tools zoals Clevork om uit te zoeken hoe je je middelen beter kunt optimaliseren en toewijzen.

2. Train jouw verstand om zoals een zen monnik te zijn (of een productiviteits ninja)

Je zult niet een heleboel werk gedaan krijgen als je er continue mee worstelt. Dat is precies wat een verstand dat niet getraind is steeds doet. Je gedachten zijn overal en nergens. Hoe ga ik de hypotheek betalen? Wat ga ik vanavond koken? Ik zou eigenlijk naar de sportschool moeten gaan… Een geweldige manier om jezelf te trainen om te focussen op wat je nu moet doen is meditatie. Meditatie zal je ook helpen om met stress en een slecht humeur om te gaan – beiden zijn vijanden van productiviteit. Niet al te veel mensen tegenwoordig hebben de tijd om naar een Shaolin klooster of Ashram te gaan om te leren mediteren voor drie maanden. Maar er is een oplossing, zelfs voor de gemiddelde, drukke en gejaagde man van de 21ste eeuw. Het heet Headspace. Headspace is een app die je toont hoe je moet mediteren voor 10-15 minuten per dag en je krijgt de resultaten van een getrainde zen monnik.

3. Doe elke dag iets kleins voor je gezonde leven

Er zijn adviezen die je zo vaak hebt gehoord dat het vervelend wordt. Maar soms is het oude gezonde verstand de best mogelijke tip die je kunt krijgen. Eén van de meest belangrijk lifehacks voor een toenemende productiviteit is een gezonde levensstijl. Het begint met het binnenkrijgen van genoeg slaap. Een tekort aan slaap (en dromen) zal alles ruineren, beginnende met je hersenactiviteiten (creativiteit, geheugen, denken, maken van beslissingen), je relaties en je gezondheid. Probeer dus goed te slapen, eet gezond en beweeg elke dag een beetje. Een aantal minuten per dag nu zal een groot effect op de toekomst hebben.

4. Limiteer je dagelijkse hoeveelheid cafeïne

Drink geen koffie zes uur voordat je gaat slapen. Dat is hoe lang cafeïne in je bloedstroom blijft en je benodigde hoeveelheid REM en NREM slaap zal beïnvloeden – wat een impact heeft op je creativiteit en je geheugen.

5. Elimineer alles wat je tijd opeet

Raak niet afgeleid door dingen die weinig tot geen consequenties hebben, totdat het werk dat een hoge prioriteit heeft gedaan is. Verbreek de verbinding met het internet als je het niet nodig hebt om je werk te kunnen doen. Geen t.v., geen e-mails, geen sociale media, geen kranten, geen boeken, niet websurfen, geen notificaties. Speel gewoon kalme en melodieuze muziek op de achtergrond als dat je niet afleidt. Check je e-mails met een hoge prioriteit twee keer per dag – voor de lunch en dan nog een keer rond 16:00. Creëer een auto response voor je e-mail met de verontschuldiging naar je klanten en collega’s toe, dat door een grote werklast je alleen maar twee keer per dag je e-mails beantwoordt. Je meest belangrijke taak zou tegen 11 uur in de ochtend voltooid moeten zijn.

6. Leer om alles te tekenen

Zet niet alleen je gedachten in een omschrijvende manier op papier. Mensen in het algemeen zijn meer visueel ingesteld qua denken dan op welke andere manier dan ook. Je hoeft geen Picasso te zijn. Teken een aantal basisvormen zoals cirkels, driehoeken, vierkanten of stickmen om je gedachten te uitten. Dit zal je creativiteit en denken versnellen. Simpele foto’s zijn zelfs nog sneller en krachtiger om jouw ideeën aan je klanten of collega’s te presenteren.

7. Probeer meer te spelen in plaats van te werken

Dit klinkt misschien kinderachtig voor ‘een serieuze en drukke volwassene’. We vergeten vaak dat spelen eens de beste en het meest natuurlijke gedrag was voor ons om nieuwe dingen te leren en vaardigheden te verkrijgen. Je zult geholpen worden om elk excuus en negatieve emotie te overkomen wanneer je ongemakkelijke taken benaderd als een spel.

8. Inspireer jezelf door het werk van anderen

Elk probleem was eens door iemand anders opgelost. Als je vastzit met een taak, kijk dan gewoon op het internet of vraag de mensen om je heen. Ga niet tegen auteursrechten in, krijg gewoon inspiratie van patronen, technieken, oplossingen, ideeën en probeer je eigen antwoordt te creëren.

9. Zet al jouw ideeën op papier (of neem het op)

Soms komen de beste ideeën wanneer je onder de douche staat of wanneer je je tanden aan het poetsen bent. Zorg ervoor dat je altijd een klein notitieblok bij je hebt of iets waar je opnames mee kunt maken om je gedachten op te slaan. Die gedachten kunnen later namelijk bruikbaar zijn voor je werk, vooral wanneer je je overweldigende werklast beheert.
Deze dingen zijn gemakkelijk om te zeggen maar moeilijk om te doen. Ga stap voor stap. Neem de eerste regel en blijf het doen totdat het een automatisme is en neem dan de volgende en de volgende. Kleine verbeteringen elke dag zullen een groot verschil maken. Na enige tijd zul je meer gedaan krijgen en plotseling zul je je realiseren dat je een gelukkiger en meer gebalanceerd leven leidt.

Photo: Flickr / Ben Wightman