Be smart, work smart, use your iPad
Lang geleden werd de drank Martini onder de aandacht gebracht met een alliterende slogan. Weinigen weten nog wat die slogan was, maar de woorden zijn weer helemaal in nu we het tijdperk waarin we leven bestempelen als ‘the Martini Age’. Waarom? Anytime, Anyplace, Anywhere. Zo willen we met informatie omgaan en hulpmiddelen daarbij zijn van harte welkom.
iPad wisdom
Martini Age en geen papier vraagt om een slim toestel dat tegemoet komt aan nieuwe behoeftes. Een slim toestel waarin technologie slim wordt ingezet en waarmee je de belangrijkste werkprocessen slimmer laat verlopen. En zo'n toestel is de iPad.
Elke zichzelf respecterende organisatie moet om deze redenen de professionals van iPads voorzien of het gebruik van eigen iPads faciliteren. Maar dan wel in deze volgorde. Dus niet eerst geven of binnenlaten en dan eens gaan nadenken over wat er misschien mee mogelijk is. Nee, de juiste volgorde is andersom.
Gimme three steps
Hier volgen drie stappen in de juiste volgorde:
Welke werkprocessen wil ik slimmer laten verlopen en bij welke ambitie past die wens?
Wat is de optimale route van informatie zodat die werkprocessen ook daadwerkelijk slimmer verlopen?
Welke apps heb ik nodig voor die werkprocessen?
Oh no, meetings!
Een eenvoudig voorbeeld van deze drie stappen. Je organisatie wil professionals stimuleren om nieuwe diensten te bedenken. Daar is tijd voor nodig, maar het ontbreekt ze aan tijd. Het blijkt dat het hele proces van vergaderen inclusief voorbereiding en acties achteraf de grootste tijdvreter is. Reden genoeg om te kijken of dit proces slimmer kan. Vergaderen met iPads kan helpen, mits de vergaderinformatie makkelijk toegankelijk is op die iPad. De route tussen de iPad en een centrale informatieplek moet heel eenvoudig zijn zonder al te veel opstoppingen of wegonderbrekingen. Als die informatie bijvoorbeeld op een centrale server staat, dan moet het mogelijk zijn om die server vanaf de iPad te benaderen. Is de route makkelijk, dan komt stap 3: welke app of apps zijn dan handig om te gebruiken? In dit geval heb je bijvoorbeeld een PDF-app nodig waarmee je informatie leest, annoteert en deelt. Dat kan een standalone app zijn, zoals PDF Expert, maar het kan ook een conceptapp zijn die hoort bij een totaaloplossing, bijvoorbeeld iBabs.
Help
Helaas zijn we er dan nog niet. Met deze stappen zet je iets neer, maar daarmee is het nog niet voor iedereen een vanzelfsprekende werkwijze. Professionals hebben hierbij hulp nodig, dus zorg voor die hulp. Faciliteer de uitwisseling van ervaringen, zorg voor goede instructies en geef het goede voorbeeld. Niets nieuws, maar o zo vaak vergeten.
Foto: Flickr/Nate Bolt
