Interview met Johan D’Haeseleer en Fokke Kooistra

Fokke Kooistra: Hallo Johan, fijn dat we elkaar even te pakken hebben gekregen. We kennen elkaar al een hele tijd.

Johan D’Haeseleer: Ja, dat klopt. We hebben elkaar ooit ontmoet op de workshop van David Allen zo’n 10 jaar geleden denk ik.

Fokke Kooistra: Ja, zo’n 10 jaar geleden ja. En je bent net zoals ik helemaal gek van productiviteit en alles wat daarmee te maken heeft.

Johan D’Haeseleer: Dat klopt.

Fokke Kooistra: Voor onze lezers is het misschien leuk als je iets vertelt over jezelf en hoe je zover bent gekomen dat productiviteit echt iets voor jou is, waar je echt met alles mee bezig bent. En dat we met elkaar een beetje spreken over OneNote want daar ben je erg enthousiast over en ik ook, dus het lijkt me erg leuk om onze lezers daar een beetje mee op weg te helpen. Maar goed, eerst maar eens even wie is Johan?

Johan D’Haeseleer: Wie is Johan… Wel ik ben Johan D’Haeseleer en van opleiding ben ik ingenieur. Alleen ben ik van nature een nogal slecht georganiseerde ingenieur die ook af en toe geweldig irrationeel is dus dat is geen goede combinatie om heel productief te zijn van nature. Ik heb productiviteit niet van nature met de moedermelk meegekregen. Ik heb dat moeten leren. Wat ik wel heb is dat ik nogal een mindset van een ingenieur heb en mijn interesse is gekomen enerzijds vanuit mijn eigen nood om productiever te zijn. Ik heb heel lang voor een grote organisatie gewerkt, Colruyt, waar ik verschillende zaken gedaan heb. Eén van de zaken die ik daar gedaan heb is werkvereenvoudiging. Ik ben fysieke processen gaan optimaliseren, zodanig dat er minder waste in is, continue verbeteren en kun je zen leven. Dat is het domein waar ik heel veel expertise in opgedaan heb maar dan voornamelijk in fysieke processen. En op een bepaald moment heb ik de klik gemaakt van dezelfde technieken die feitelijk mijn afdeling toepast op fysieke processen, die kun je feitelijk ook toepassen op kenniswerk. Enerzijds zelfs nog veel beter op kenniswerk en nog meer toegevoegde waarde omdat kenniswerk heel onzichtbaar is en het is ook heel moeilijk te managen. Dus het zichtbaar maken van kenniswerk is een belangrijke en naderhand van tijd ben ik er tot toe gekomen dat als ik meer output wil dan moet ik de processen die ik gebruik gaan optimaliseren en vooral de processen die ik niet van nature heb. Als je iets van nature niet goed doet dan heb je een goed proces nodig. Ik ga een voorbeeld geven van mezelf, van nature ben ik een hele grote lezer, ik heb daar geen goed proces voor nodig, ik doe dat. Wat ik van nature niet goed doe is het belangrijkste in de gaten houden, dus daar heb ik een heel goed proces voor nodig om me te helpen om niet alleen in de waan van de dag te blijven maar ook het belangrijke te doen, een mix te maken tussen focus en flexibiliteit.

Fokke Kooistra: Het is wel interessant wat je net vertelde over dat lezen. Je zegt daar heb ik niet echt een goed proces voor nodig want dat gebeurt gewoon. Kun je daar iets over vertellen? Is dat lezen door de loop der jaren ontstaan? Of is het haast een onbewuste bekwaamheid geworden dat je gewoon doet? Of is dat gewoon een soort aangeboren iets?

Johan D’Haeseleer: Nee, ik denk niet dat dat aangeboren is. Ik ben niet geboren met de mogelijkheid om te lezen dus ik heb dat geleerd. Maar ik heb altijd met een boek in mijn handen gezeten. Ik ben heel lang thuis enig kind geweest en ik heb altijd boeken rondom mij heen gehad en heel veel gelezen dus ik ben altijd aan het lezen geweest. Geef me nu een half uur en ik zal iets boven halen om te lezen. Ook als ik moe ben kan ik nog lezen dus ik hoef maar heel weinig inspanningen te doen om te lezen.

Fokke Kooistra: Kun je ons een boek geven waarvan je zegt dat heeft me de laatste tijd heel erg geïnspireerd? Het mag alles zijn, het hoeft niet per sé productiviteit te zijn.

Johan D’Haeseleer: Een boek dat mij de laatste tijd heel erg geïnspireerd heeft is ‘Primal Endurance’ op het moment. Het is een boek van Mark Sisson die nogal tegen de stroom invaart over hoe dat je meer output als atleet kan hebben met minder inspanning en minder kans op blessures.

Fokke Kooistra: Interessant. Even terug naar wie is Johan. Je vertelde dat je bij een grote organisatie Colruyt werkte en daar ging je met allerlei processen zoals lean en dat soort processen aan de gang, hoe is dat dan verder gegaan dat je ertoe bent gekomen dat je eigenlijk fulltime bezig bent met workshops, coaching en training? Als het gaat over productiviteit met Extra de Tijd?

Johan D’Haeseleer: Vanuit werkvereenvoudiging ben ik terecht gekomen bij Getting Things Done van David Allen en dat ben ik gaan verspreiden binnen Colruyt via workshops en dergelijke en toevalligerwijs kreeg ik ook een vraag van buiten de firma en ik wilde dat ook graag doen alleen kon dat niet via Colruyt maar mijn baas gaf mij toen toestemming om er ook iets naast te doen. Wat ik ook een heel open manier vond om toch iets wat mij passioneerde ook te gaan doen.

Fokke Kooistra: Want dit is echt je passie geworden helemaal. Ik ken je nou inmiddels tien jaar en het komt uit je poriën zeg maar.

Johan D’Haeseleer: Ja, het was helemaal niet mijn intentie om zelfstandig ondernemer te worden en dan mensen te gaan helpen om productiever te worden. Het is eerder gestart vanuit een enthousiasme en een merken dat wat ik geleerd had tijdens de workshop van David Allen en door het toepassen dat me hielp. En ik ben toen begonnen met het bedrijf Colruyt enthousiast te maken over betere productiviteit en vandaaruit kwamen vragen van de buitenwereld om dat daar ook te gaan doen. Alleen wilde Colruyt dat niet doen maar mijn baas zei dat ik het wel mocht doen maar dat ik er zelf een identiteit voor naast moest creëren. Verder heb ik dat vier jaar naast mijn reguliere job bij Colruyt gedaan. En nu stel ik dat ik een soort van plan B gemaakt heb terwijl ik nog een reguliere job aan het doen was. En op een bepaald moment heb ik toch gekozen om dit volledig zelfstandig te doen en te doen als ondernemer. Ja en als extra tijd dan meestal gaan we dan aandacht hebben en tijd gaan krijgen. Sindsdien ben ik altijd bezig met mensen te helpen om hun productiviteit te vergroten om in minder tijd, energie en aandacht in essentie meer output te realiseren.

Fokke Kooistra: En als het gaat over tools en zo, want de aanleiding om met elkaar te spreken was dat we in gesprek raakten over jouw gebruik van OneNote en tegelijkertijd ongeveer zijn we allebei enthousiast geraakt over OneNote maar jij bent daar wel een stukje verder mee dan mijzelf. Kun je iets vertellen over hoe dat gegaan is en hoe jij OneNote gebruikt en wat dat voor jou betekent?

Johan D’Haeseleer: Ja, OneNote is voor mij één van de tools die een deel uitmaakt van mijn productiviteit ecosysteem. Vooral om twee grote redenen. Eén is om informatie te verzamelen die ik wil houden. Twee om informatie te delen met anderen. Voor mij momenteel is het de betere tool. Ik heb in het verleden heel lang Evernote gebruikt om informatie te verzamelen en informatie te delen en om samen te werken. Ik heb ook een tijdje Google docs gebruikt om dat te doen. Maar nu ben ik helemaal over naar OneNote en ik ben voornamelijk over naar OneNote omdat de logica van OneNote veel harder aansluit bij de logica die ook in mijn hoofd zit. Ik begin informatie te verzamelen en dan pas begin ik te zien welke organisatie ik nodig heb om die informatie te organiseren. De meeste andere tools gaan uit van een soort template waar je de informatie moet induwen. Het grote voordeel voor mij van OneNote is dat die template er niet is. Het nadeel is dat je die template dan zelf moet maken natuurlijk. Maar die kun je dan aanpassen door voortschrijdend inzicht.

Fokke Kooistra: Kun je een voorbeeld geven? Want dat is ook één van de dingen die ik wat OneNote betreft heel prettig vind is dat je dus eigenlijk in een notitie een soort canvas hebt waar je naar hartenlust allerlei dingen kunt combineren ook. Is dat dan wat jou vooral ook heeft aangesproken in plaats van dat je zoals bijvoorbeeld bij Evernote een notitie hebt waarbij je op één bepaalde manier vooral je informatie daarin kunt zetten?

Johan D’Haeseleer: Ja, dat klopt. Ik vind het heel fijn om daar beelden te kunnen bijplakken, soms video opnames te maken, soms een stukje audio opname te kunnen inplakken, documenten te kunnen bijplakken. En het doet me terugdenken aan zo’n twintig jaar geleden over hoe ik toen mijn informatie verzamelde. Bij ons was dat meestal op papier en dan had ik grote binders in mijn kast staan en daar stak ik al mijn informatie in. En ik zie OneNote als een soort kast met allemaal binders. Sommige dikke binders, sommige dunne binders en een aantal van die binders ga ik met mezelf delen op verschillende toestellen en dat is een groot voordeel vind ik. OneNote is nu beschikbaar op de meeste platformen, ik kan het met mezelf delen via OneDrive maar ik kan het ook delen met anderen en we kunnen dan aan dezelfde informatie samen verder werken.

Fokke Kooistra: Heb je dan één groot notitieboek of maak je gebruik van meerdere notitieboeken?

Johan D’Haeseleer: Ik maak gebruik van meerdere notitieboeken, afhankelijk of het een project is dat ik deel met anderen zal ik een ander notitieboek maken. Meestal starten boeken vanuit een sectie. In OneNote heb je pagina’s, secties en notebooks. Meestal start dat bij mij met een sectie en als de informatie te veel wordt maak ik daar een notebook van omdat het dan makkelijker is om er meer organisatie in te stoppen.

Fokke Kooistra: Het is veel visueler was mijn ervaring toen ik met OneNote begon. Met die secties ook sluit het bij mij op dit moment ook meer aan bij hoe mijn hoofd ook naar informatie kijkt.

Johan D’Haeseleer: Ja, je kunt zeggen dat het driedimensionaal is hoe je informatie kunt organiseren. Terwijl dat in Evernote naar mijn idee nogal tweedimensionaal is en het sluit inderdaad beter bij mij aan. Ik moet zeggen dat ik wel af en toe wat onderhoud moet doen omdat als je er alleen maar informatie ingooit, dan wordt het één grote warboel dus het heeft wat onderhoud nodig.

Fokke Kooistra: Dat was vroeger ook zo met papier en binders, dan moest je af en toe ook goed de boel weer opschonen. Het is bij digitaal wel zo dat het niet altijd nodig is natuurlijk maar ik vind het zelf ook wel prettig om de informatie toegankelijk te houden en ook goed op te kunnen handelen en er ook echt iets mee te kunnen doen.

Johan D’Haeseleer: En één van die makkelijke zaken bijvoorbeeld als je met meerdere mensen op dezelfde Notebook werkt is dat je kunt zien wie er aanpassingen gemaakt heeft, versiebeheer zit er automatisch in. Dat zijn altijd heel handige zaken om wie heeft er nu een aanpassing gemaakt, wat was die aanpassing, vind ik heel gemakkelijk.

Fokke Kooistra: Ik moet je eerlijk zeggen dat het delen van informatie zover ben ik nog niet. Ik ben echt alleen nog maar bezig om het voor mezelf voor mijn eigen informatie en kennisbank te gebruiken. Dus dat delen daar wil ik nog wel verder naar gaan kijken. Als mensen met OneNote zouden willen beginnen, wat zou je ze adviseren? Want het is gratis, het maakt onderdeel uit van de suite van de tools van Microsoft maar het is gratis voor iedereen, je hoeft Office niet aan te schaffen. Hoe kun je het beste beginnen? Wat zou jouw advies zijn?

Johan D’Haeseleer: Ik zou het gebruiken voor één toepassing en kijken of dat voor jou werkt. Ben je iemand die bijvoorbeeld journaled, dan kun je het gebruiken als je journal. Maar je kunt het ook gebruiken om blogartikelen te schrijven. Maar ik zou één toepassing kiezen en dan gaan kijken van hoe werkt dat nu, past dat bij mij, past dat niet bij mij. Ik zou met één toepassing beginnen.

Fokke Kooistra: Ja, klein beginnen. Dus niet zeg maar alles overhoop gooien.

Johan D’Haeseleer: Nee, één toepassing waarvan je nu zegt kijk mijn proces zit redelijk goed in elkaar. Ik denk altijd in processen en tools en je kunt niet de twee van elkaar scheiden maar je kunt niet met een tool beginnen zonder dat je een goed proces hebt. Dus als je al iets systematisch doet, dan wil dat zeggen dat je al een proces hebt. Stel dat je al systematisch journaled dan denk je van ik heb al een goed proces, dan kan ik mijn tool wel veranderen en ik zou starten met iets dat je al systematisch doet.

Fokke Kooistra: Dat is een hele goede observatie want ze worstelen weleens als het over hun productiviteit gaat over tools en dan beginnen ze met een tool en daar proberen ze dan een proces in te drukken en dat werkt dan niet goed omdat je hoofd daar niet mee overweg kan. Maar je zegt dus eigenlijk dat je moet zorgen dat een proces van je werk of wat het dan ook is, als dat goed op orde is, dan kun je vertrouwd een tool kiezen waarvan je zegt daar ga ik dan ook mee aan de slag want dat proces klopt al.

Johan D’Haeseleer: Ja, dat is mijn insteek, het komt ook voort uit mijn blik als ingenieur. Ik denk dat je eerst een proces moet hebben en dan pas de goede tool kiezen.

Fokke Kooistra: Jij gebruikt OneNote dus vooral als verslaglegging en informatie. Voor je takensysteem gebruik je het niet, daar gebruik je een andere tool voor of gebruik je daar OneNote dan ook voor?

Johan D’Haeseleer: Voor mijn taken gebruik ik een mix tussen Outlook en OneNote en dat is voor mij de grote kracht. De uitwisselbaarheid tussen de verschillende tools van Microsoft en het lijkt alsof ik nu een grote fan ben van Microsoft maar ik heb een haat liefde verhouding met Microsoft. Maar ik moet zeggen dat ze de laatste jaren toch wel voorloper beginnen te worden op het gebied van productiviteit. Mijn taken zitten in Outlook dus ik gebruik lijstjes in Outlook dus ik gebruik de takenlijst van Outlook om mijn verschillende lijstjes te maken. Wat ik in OneNote doe wat betreft mijn taken is een deel van mijn overzicht voor mijn lopende projecten en die beheer ik in OneNote omdat ik soms genoeg heb aan één lijntje om te weten dat dit nog niet af is. Soms heb je meer nodig om de informatie van dat project te beheren. En de informatie van dat project beheer ik in OneNote en voor de zaken die vanuit OneNote in mijn takenlijst moeten komen doe ik een mix tussen Outlook en OneNote. Dan kun je bijvoorbeeld een vlaggetje bij iets zetten in OneNote en dat verschijnt ook in je takenlijst van Outlook.

Fokke Kooistra: Wat daaronder ligt, en dat is wat ik jou hoor zeggen, is dat jouw proces als het gaat om hoe je productief bent met projecten en taken al geregeld is en zo’n tool is dan eerder maar een hulmiddel om dat proces te faciliteren.

Johan D’Haeseleer: Ja, absoluut.

Fokke Kooistra: Ja, dat is wat wij in onze workshops en ik denk dat jij dat ook doet echt heel nadrukkelijk benadrukt bij mensen; begin niet met een tool en verwacht daar de oplossing van. Maar zorg ervoor dat je je gedrag en processen helder hebt en van daaruit kies je een tool en dan maakt het ook niet zoveel uit welke tool je kiest. Dan moet je een tool kiezen die het beste bij jou past.

Johan D’Haeseleer: Ja, ik omschrijf dat als elegant een tool kiezen want als je een tool kiest die niet elegant voor jou is kost het tijd en energie om dat vol te houden.

Fokke Kooistra: En er zit een frictie in je proces en als een ingenieur weet je dat frictie zorgt voor een extra verlies van energie en dat willen we liever niet.

Johan D’Haeseleer: Ja, absoluut.

Fokke Kooistra: Heb je nog een laatste tip voor mensen? We hebben het er al over gehad dat als ze met OneNote willen beginnen, begin dan met één ding en ik denk dat het een hele goede tip is om zo’n tool te proeven en te kijken of het wat voor je is. Nog een afsluitende tip van Johan voordat we gaan afronden?

Johan D’Haeseleer: Ik denk dat als je productief wilt zijn dan is het ook heel goed om op je mentale energie te letten. Sommige mensen gaan dat omschrijven als willpower, sommige mensen gaan dat omschrijven als discipline. Ik heb daar een soort andere kijk op, ik noem het mijn mentale energie en die is niet onuitputtelijk maar ik kan wel een aantal zaken doen om die mentale energie hoog te houden. Eén van die zaken bijvoorbeeld is zorgen dat ik een aantal beslissingen die ik niet meer moet nemen ook niet meer opnieuw moet nemen. Beslissingen die geen toegevoegde waarde meer hebben gaan elimineren. Dus alles waarvan je denkt, dat is nu vier, vijf, zes keer dat ik erover beslis zonder dat het toegevoegde waarde heeft, stop daarmee. Zet die vast, zodanig dat het geen ruimte neemt in je hoofd en zodanig dat je aan het einde van je dag nog mentale energie hebt als je ze nodig hebt.

Fokke Kooistra: Ja, bedankt. Dankjewel voor je tijd Johan en fijn dat je wilt meewerken aan Productive Magazine.

Johan D’Haeseleer: Graag gedaan.

Fokke Kooistra: En ik wens je heel veel succes met alles wat je doet.

Johan D’Haeseleer: Dankjewel, jij ook Fokke en tot binnenkort.

Fokke Kooistra: Tot binnenkort.

Kijk naar het interview met Johan:

Foto: Flickr/Harry

Foto workshop: Erno Hannink