Van lange naar korte meetings
Ik kijk op mijn telefoon, er is al ander half uur verstreken. Ik vraag me nog steeds af wat ik hier doe. Het is hier warm, we praten in rondjes en de zuurstof is op in deze krappe kamer. Als mensen me aankijken knik ik netjes met mijn hoofd, maar tegelijkertijd heb ik geen idee meer waarom. Na twee uur zit de meeting erop, gefrustreerd loop ik naar buiten, want over twee weken zitten we hier en dan bespreken we weer precies hetzelfde, in dezelfde kamer, met dezelfde mensen en met dezelfde agenda.
Mijn vergaderfrustratie zorgde ervoor dat ik werk met het uitbeelden van gesprekken. Ik irriteerde me namelijk aan het feit dat we elkaar niet begrepen, dat we steeds in rondjes bleven praten en dat luisteren een vaardigheid is die blijkbaar lastig is voor veel mensen. Waarom zitten we eigenlijk zo vaak in dit soort meetings? Hoe kunnen we dit anders aanpakken? Hoe kunnen we slimmer met onze tijd omgaan?
Daar gaat dit artikel over, om meetings effectiever, sneller en vooral leuker te maken. Dat is in principe niet heel ingewikkeld, maar wel heel anders. Vanaf nu gaat elke meeting anders met twee simpele aanpassingen.
Regelmatig kom ik over de vloer bij grote organisaties en ik ben altijd benieuwd hoe lang mensen nog vergaderen. Ik vraag dan altijd: “Hoeveel procent van je tijd zit jij in meetings”. De antwoorden lopen vaak uiteen van 70% tot 90%. Vanbinnen grinnik ik dan altijd een klein beetje. Wat een tijd! Wat een geld! Wat een saaiheid!
Gelukkig vergaderen wij maar 1x per week, een soort kick-off van de week. Die duurt meestal maar een uur. Maar daarin zijn we zo effectief, dat we de rest van de week niet hoeven bij te praten. Wel zo handig, anders moet ik elke dag naar kantoor (en dat is een beetje ouderwets).
Waarom zijn korte meetings beter?
Naast tijd en geld is er nog een andere reden waarom korte meetings beter zijn. Hoe langer een meeting duurt, hoe meer punten er besproken worden. En de formule is heel simpel. Hoe meer er besproken wordt, hoe kleiner de kans dat jij daar iets van gaat onthouden, laat staan dat je er iets mee gaat doen.
Remco Claassen omschrijft dit in zijn boek ‘Verbaal Meesterschap’ als ‘Sprekerspijn’, waarbij je als presentator te veel wilt vertellen en waardoor je publiek niets meer onthoudt. In een meeting zijn we allemaal even spreker, de aandacht is nog korter omdat iedereen wat wil zeggen. Daardoor luisteren we heel slecht en proberen we te veel over het hek te gooien. Het resultaat? Er komt helemaal niets over de brug. Zonde van de tijd.
Een mens kan maar 5 items bewust onthouden in zijn kortetermijngeheugen. Op een goede dag zijn dat er 7, op een slechte dag 3. Overload van informatie, wat in dit tijdperk heel normaal is, zorgt ervoor dat je vol zit en het meeste vergeet. En dus moet je in de meeting, week na week hetzelfde bespreken.
Als je maar één ding vertelt, dan stijgt de kans dat het blijft hangen met 100%. En als je maar één ding hoeft over te brengen, dan kan een meeting ook velen malen korter. Win-win situatie toch?
Visueel vastleggen
Naast die ene boodschap is het belangrijk om de meeting vast te leggen en het liefst op een manier dat het zichtbaar is voor iedereen. Hierdoor krijg je overzicht en wordt het zichtbaar wat je bespreekt. Het visueel vastleggen doe je door gebruik te maken van jouw tekenskills!
Ja, je leest het goed: tekenskills! We praten namelijk wat af in de meetings, maar dat werkt niet. Dus is het tijd voor een andere aanpak, door de essentie te tekenen waar we het over hebben. Begin heel simpel, door kernwoorden op te schrijven en daar omheen een rondje. Verbind daarna elementen met pijlen.
Om het makkelijk te maken heb ik een notulenformat gemaakt. Die is al visueel, dus je mag daar ook gewoon op schrijven als dat wat comfortabeler is. Het voordeel van deze vorm van notulen, is dat je aan het eind een foto rond kan sturen, in plaats van een uitgetypte vorm van notulen (Gebruik daar de app CamScanner voor).
Lelijk notuleren op de flip-over
Introduceer iemand vanaf nu als de visuele notulist bij een meeting en ga bij de flip-over staan. Teken daarbij het template van de notulen. Per spreker probeer je twee dingen uit zijn verhaal te halen.
• Kernwoorden van zijn verhaal (Die volgen meestal na de zin: “Wat echt belangrijk is”, “De conclusie is”, “De 3 redenen zijn!”, “Bottom-line…”, “Kortom…” )
• Actiepunten (wie moet wat doen en wanneer)
Het is belangrijk dat je de notulen niet heel mooi gaat maken, maar dat je gewoon werkt met rondjes, woorden en pijlen (zie afbeelding). Dit verlaagt de drempel voor anderen om ook mee te doen en het stimuleert het brein. Hoe mooier de tekening, hoe minder hard je grijze massa aan het werk moet, om er iets van te maken.
Je zult echt letterlijk verbaasd zijn hoe snel je tot de kern komt op deze manier, ongeacht het onderwerp van de meeting. Als er één ding belangrijk is aan dit artikel is dat je niet te veel moet willen overbrengen en dat wat je wilt overbrengen zichtbaar maken. Want dat is de enige manier om het echt te laten zien. Oftewel, pak dit stift en teken die lelijke notulen.
Foto: Flickr/ShellVacationsHospitality